מה ההבדל בין נוטריון לעורך דין?

נוטריון ועורך דין שניהם פועלים בעולם המשפט, אבל תפקידם, וסמכותם ותוקף האישורים שהם מעניקים שונים מהותית. נוטריון הוא עורך דין ותיק שהוסמך על פי דין לתת אישורים נוטריוניים בעלי מעמד ראייתי מיוחד כגון אישור שמספיק לבדו בלי להזמין את המאשר לעדות. עורך דין, לעומת זאת, מעניק ייעוץ, ניסוח מסמכים וייצוג בהליכים משפטיים, אך אין לו סמכות נוטריונית אם לא הוסמך לכך כנוטריון. ההבחנה חשובה במיוחד כשצריך להגיש מסמכים לגופים רשמיים בארץ או בחו״ל: לפעמים תידרש בדיוק חותמת נוטריון, ולפעמים הספיק מסמך שנוסח ונבדק על ידי עורך דין. במדריך הבא תמצאו הסבר קצר מתי פונים לנוטריון, מתי מספיק עורך דין, מהו אפוסטיל ואיך נראה התהליך בפועל כדי לחסוך זמן, החזרות ועצבים.

מי הוא נוטריון ומה מייחד את הסמכות שלו?

נוטריון הוא עורך דין בעל ותק מינימלי שנקבע בחוק, שעבר הסמכה ייעודית ומחזיק בכתב מינוי מטעם משרד המשפטים. הסמכות שלו היא להעניק אישור נוטריוני שמקבל מעמד ראייתי חזק במיוחד: אימות חתימה, אישור העתק נאמן למקור, אישור נכונות תרגום, אישור חיים, אישורי הצהרה שונים ולעיתים גם אישורים ייעודיים לצורך קונסולרי. כשמסמך נושא חותמת נוטריון, רשויות, בנקים, אוניברסיטאות וקונסוליות מתייחסות אליו כאל ראיה מספקת ובמדינות רבות, בתוספת אפוסטיל, הוא מתקבל ללא צורך בהליך נוסף. לכן, בכל דרישה רשמית שמזכירה אימות חתימה בפני נוטריון, העתק נאמן או תרגום נוטריוני ניגשים לנוטריון ולא לעורך דין שאינו מוסמך לכך.

מה עושה עורך דין ומתי אין צורך בנוטריון?

עורך דין מלווה לקוחות בייעוץ, ניסוח והכנת מסמכים, ניהול משא ומתן וייצוג בבתי משפט ובתי דין. הסכמי ממון, חוזי שכירות, עסקאות מקרקעין, דיני משפחה, דיני עבודה והוצאה לפועל, כל אלה תחומי ליבה של עורך דין. במקרים רבים כלל לא צריך נוטריון: ניסוח חוזה מסחרי, ליווי רכישת דירה, הכנת תביעה או הגנה, או קבלת חוות דעת משפטית. גם ייפוי כוח רגיל למטרות יומיומיות נחתם מול עורך דין ולא נוטריון, כל עוד הגוף המקבל לא דורש מפורשות אישור נוטריוני. רק כאשר הרשות או המוסד דורשים אישור נוטריוני אז עולים מדרגה ופונים לנוטריון כדי להעניק למסמך תוקף פורמלי מוגבר.

באילו מצבים חייבים נוטריון ומתי מספיק עורך דין?

כאשר נדרשת ודאות מוחלטת בזהות החותם או בנכונות התרגום, או כאשר המסמך מיועד לשימוש מעבר לים אז בדרך כלל תידרש חותמת נוטריון. כך למשל: תרגום נוטריוני של תעודות לידה, נישואין, השכלה או מסמכי חברה; אימות חתימה על ייפוי כוח לבנק או למקרקעין כאשר אחד הצדדים נמצא בחו״ל; אישור העתק נאמן למסמך רשמי שמוגש לקונסוליה או לאוניברסיטה; ואישור חיים להמשך קבלת קצבה מגורם זר. מנגד, אם מדובר בהסכם שכירות בין פרטים, מכתב התראה, ניסוח הסכם מסחרי או ייעוץ לקראת הליך משפטי אז עורך דין מספיק, ללא צורך באישור נוטריוני. כדי לקצר תהליכים, כדאי תמיד להתחיל בבדיקת דרישת הגוף המקבל: אם כתוב נוטריון אז לא צריך לחפש קיצור דרך.

מה זה אפוסטיל והאם תמיד צריך אותו?

אפוסטיל היא חותמת רשמית לפי אמנת האג המאשרת שהחתימה או החותמת שעל המסמך ניתנה בידי גורם מוסמך במדינת המוצא למשל נוטריון בישראל. במילים פשוטות: אפוסטיל הוא אישור על האישור. במדינות החברות באמנה, מסמך עם אישור נוטריוני ואפוסטיל מתקבל לרוב ללא הליך קונסולרי נוסף. במדינות שאינן חברות באמנה נדרשת לעיתים לגליזציה בקונסוליה. הסדר הנכון הוא: קודם משלימים את האישור הנוטריוני, ורק אחר כך מוסיפים אפוסטיל על גבי האישור עצמו. תכנון נכון של סדר הפעולות ובדיקה מראש של דרישות היעד חוסכים סבבים מיותרים והחזרות.

שאלות חשובות

האם כל נוטריון הוא גם עורך דין?

כן. כל נוטריון הוא עורך דין ותיק העומד בתנאי החוק והוסמך במיוחד לתת אישורים נוטריוניים בעלי תוקף ראייתי מוגבר. המשמעות המעשית היא שנוטריון מוסמך לאשר חתימות, להצהיר על נכונות העתק, לאשר נכונות תרגום, לתת אישור חיים ועוד. כאשר האישור הנוטריוני מתקבל על-ידי רשויות, בנקים, אוניברסיטאות וקונסוליות בלי צורך להעיד את המאשר עצמו. עורך דין רגיל מנסח ומייעץ מבחינה מהותית, אבל אין לו סמכות להעניק לאותו מסמך את שכבת האימות הרשמית של נוטריון. לכן במקרים רבים משלבים בין השניים: עורך הדין מכין את התוכן המשפטי, והנוטריון מעניק את האישור הפורמלי שהופך את המסמך לקביל בארץ ולעיתים גם בחו״ל.

אפשר לשלוח סריקה במקום להביא מקור?

ברוב המצבים התשובה היא לא. באישור העתק נאמן למקור עליכם להציג לנוטריון את המסמך המקורי ממש, כדי שיוכל להשוות ולוודא זהות מלאה בין המקור לבין ההעתק שהוא מאשר. באישור נכונות תרגום נוטריון חייב לראות את המסמך המקורי או עותק רשמי מאושר לפני שיוכל לאשר שהתרגום נאמן למקור. אימות חתימה מחייב בדרך כלל נוכחות פיזית של החותם מול הנוטריון עם תעודה מזהה מקורית ובתוקף וזהו תנאי הליבה שמקנה לאישור את כוחו הראייתי. קיימים חריגים נקודתיים הקבועים בדין או בנוהלים ייעודיים, אך אין להסתמך עליהם מבלי לוודא מראש. כדי להימנע מהגעה כפולה, רצוי להביא לפגישה את מסמכי המקור, תעודת זהות או דרכון תואמי-איות לשמות במסמך, וכן את ההנחיות הכתובות של הגוף המקבל לגבי שפה, פורמט ודרישת אפוסטיל אם קיימת.

כמה זמן אורך התהליך ומה להכין?

כאשר דרישות היעד ברורות והמסמכים תקינים, אימות חתימה ואישור העתק מתבצעים בדרך כלל בפגישה קצרה ומרוכזת. אם נדרש תרגום נוטריוני, משך הזמן ייקבע לפי היקף המסמך, השפה והצורך בבקרת איכות לשונית; לעיתים יתווסף גם שלב אפוסטיל, שמוסיף זמן טיפול בהתאם לדרישות המדינה הייעודית. כדי לייעל את התהליך ולהימנע מעיכובים, מומלץ להגיע עם תעודת זהות או דרכון בתוקף, המסמכים המקוריים שעליהם יינתן האישור, הנחיות כתובות מהגוף המקבל כולל שפה ופורמט רצוי, פרטי היעד בחו״ל אם יש, ותעתיק שמות באנגלית אשר תואם לדרכון. הכנה מוקדמת מן הסוג הזה מאפשרת לנוטריון להשלים את הפעולה במהירות, להנפיק אישור מדויק ולתת לכם מסמך מוכן להגשה בישראל או מעבר לים.

מתי משלבים גם עורך דין וגם נוטריון?

משלבים אותם כשצריך גם תוכן משפטי מהותי אשר מצריך ניסוח, בדיקות ותכנון וגם שכבת אימות רשמית שהופכת את המסמך לקביל מול רשויות בארץ או בחו״ל. בעסקאות מקרקעין, למשל, עורך הדין מנסח ייפוי כוח מפורט לביצוע העסקה, בודק זיקות, משכנתאות והתחייבויות ולאחר מכן נוטריון מאמת את החתימה כדי שהבנק, הטאבו או גורם זר יקבלו את המסמך ללא צורך בעדויות נוספות. בעבודה מול בנקים וקונסוליות בחו״ל, עורך הדין מכין החלטות חברה, הצהרות או מסמכי יסוד בהתאם לדין החל, והנוטריון מאשר העתק נאמן למקור ואישור נכונות תרגום ולעתים מתווסף אפוסטיל כדי שהמסמכים יתקבלו במערכות הזרות. ברילוקיישן ולימודים בחו״ל, עורך דין מסייע למפות אילו תעודות ומסמכים יידרשו ולנסח הצהרות מדויקות, והנוטריון מעניק להם תוקף פורמלי באמצעות אימות חתימה או אישור תרגום, כך שהאוניברסיטה או רשות ההגירה יכירו בהם. גם בצוואה בפני נוטריון או במסמכים בעלי אופי בינלאומי, עורך הדין דואג שהתוכן יבטא נכונה את הרצון או ההסדר המשפטי, והנוטריון מעניק את שכבת האימות שמקלה על אכיפה וביצוע. במקרים רבים אותו איש מקצוע מחזיק בשתי ההסמכות, עורך דין ונוטריון וכך אפשר לבצע את כל הרצף במקום אחד: ייעוץ וניסוח מדויק מצד אחד, ואישור נוטריוני פורמלי מצד שני, בלי חיכוכים וללא עיכובים מיותרים.

לבחור נכון בין נוטריון לעורך דין כדי לחסוך זמן ועיכובים

עורך דין ונוטריון משלימים זה את זה: עורך דין אחראי על הייעוץ, הניסוח והייצוג; נוטריון אחראי על שכבת האימות הפורמלית שמעניקה למסמך תוקף ראייתי ומאפשרת שימוש בו מול גופים רשמיים בארץ ובעולם. ההכרעה מי נחוץ לכם נקבעת על פי דרישת היעד: אם נדרש אישור נוטריוני, פונים לנוטריון; אם נדרש תוכן משפטי, פונים לעורך דין; ולעיתים משלבים את שניהם. בדיקה מוקדמת של הדרישות, הכנת מסמכי מקור ותכנון סדר הפעולות יחסכו סבבים מיותרים ויבטיחו שהמסמך שלכם יעבור חלק.

נוטריון במשרד עו״ד שלי גרשט: דיוק, זמינות ותוצאה אחת ברורה

במשרד עו״ד שלי גרשט תקבלו שירות נוטריוני קפדני ויעיל מקצה לקצה: בירור מדויק של דרישות היעד, רשימות מסמכים ברורות, תרגום נוטריוני בפיקוח מלא, אימותי חתימה או העתק נאמן למקור, ובמידת הצורך גם ליווי להשלמת אפוסטיל במסלול מהיר ושקוף. אנחנו מקפידים על תיאום זמנים אשר מכבד אתכם וזמינות גבוהה עד להפקדה מוצלחת של המסמך אצל הגוף המבקש.

לתיאום פגישת נוטריון דיסקרטית ומהירה בתל אביב והמרכז חייגו 052-863-3093, או השאירו פרטים בטופס באתר. נוודא שהמסמך שלכם מאושר, מתורגם ומוכן להגשה מבלי הפתעות בדרך.